IDとPasswordのマネージメント
以前在籍していた職場では、BtoBプラットフォームを使用し、発注業務を行っていました。
発注を行うのは概ね社員、経験の長いアルバイトスタッフなどです。
ある一定以上の役職者が退社したのちには、ＩＤ及びパスワードの変更・更新を行っていました。
これは不正発注のリスク回避としての定期的な作業です。
ある経営者が、退職したスタッフからの嫌がらせで、とてつもない単位の発注を行われ、
損害を被ったという苦い経験を、聞き及んだことから行われていた方法でした。
プラットフォームを使用した発注というのは、
例えば個人のスマホからでも、ＩＤとパスワードさえ入力すれば発注できるという、
いつ、だれが、どこでも。というメリットと共に、同じく不正のデメリットをも併せ持つこととなります。
そのため、発注業務に携わる人は、リスク回避の為に、
しかるべき責任者が、選定し管理をする必要性があります。
安易にIDとPasswordを担当者以外に教えないことは勿論、
各業務においての発注担当及び、在庫管理担当が明確になっている事や、
万が一、不正が行われた際の責任を明確にすることなどが有効です。
もちろん、前述のIDとPasswordの定期的な更新も不可欠です。
本社内のしかるべき部署に管理をさせましょう。
店舗内で発注時に使用する、ＰＣやタブレット、
また個人のスマホなどのＩＤパスワード更新の手間は、さほど問題ではありません。
定期的に行うことで、積極的にリスク管理を行っていることを知ってもらうこともまた、不正防止に有効です。
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